Torxen Energy
Bezpieczne przechowywanie danych i wydajne zarządzanie ponad 200 tys. dokumentów inżynierskich

Wyzwanie

Szybkie wdrażanie rozwiązania do zarządzania dokumentami

After their purchase of the Palliser Block in Alberta, Canada – an area with approximately 800,000 acres of oil and gas development rights
– Torxen Energy needed to act fast to find a document management solution that could be rolled out quickly to help them store and manage the thousands of inherited documents associated with the asset.

Ze względu na znaczny wzrost ilości danych dotychczasowy system zarządzania rysunkami firmy nie był wystarczająco zaawansowany, aby zaoferować wymagane funkcje śledzenia i wyszukiwania dokumentów. Zespół korzystał z folderu na dysku współdzielonym, co oznaczało, że sprawdzanie, weryfikacja i monitorowanie dokumentów odbywało się w sposób niekontrolowany i bez żadnych skoordynowanych procedur śledzenia rewizji.

Oprócz tego w związku z faktem, że wszystkie rysunki muszą być zgodne z realizowanym projektem, w przypadku brakujących lub niemożliwych do odzyskania dokumentów zespół musiał podróżować na miejsce w celu ich odtworzenia. Wymagało to poświęcania zasobów oraz znacznych nakładów czasu i pieniędzy, czego można było uniknąć, wdrażając bardziej zaawansowane rozwiązanie do przechowywania danych.

Rozwiązanie

Solidne, oparte na chmurze rozwiązanie firmy Idox umożliwiające szybkie śledzenie i lepszy wgląd

Ze względu na rozległe doświadczenie firmy Idox w szybkim wdrażaniu systemów zespół Torxen Energy nawiązał z nią współpracę w zakresie realizacji opartego na chmurze systemu zarządzania dokumentami oraz wsparcia przy migracji danych.

Kluczową zaletą systemu Idox jest możliwość jego uruchomienia natychmiast po zainstalowaniu, co zapewniło zespołowi Torxen proste, niezawodne i skonfigurowane rozwiązanie, które było od razu gotowe do pracy.

Dzięki funkcji szybkiego wyszukiwania, a także możliwości wyświetlania szczegółowych informacji o każdym rysunku, rozwiązanie zapewnia lepszą widoczność i kontrolę nad dokumentami na dużą skalę.

Ian Gabouda, inżynier ds. obiektów z Torxen Energy, powiedział: „Chociaż mieliśmy wewnętrzny system zarządzania rysunkami, był on niespójny i nie był w stanie poradzić sobie z ilością danych, z których korzystamy”.

„Obecnie możemy przeszukiwać wszystkie nasze rysunki techniczne nawet w 20 tys. różnych lokalizacji, dzięki czemu są one znacznie bardziej dostępne i łatwiejsze do wyszukania, co jest niezbędne w celu zapewnienia zgodności z przepisami i przeprowadzania audytów. Wgląd i zakres kontroli nad dokumentacją również mają wielkie znaczenie, ponieważ pozwalają nam określić status rysunków i ich użytkowników”.

Korzyści w skrócie:
Szybkie, proste i niezawodne rozwiązanie, dostępne od razu po instalacji.

• Szybkie wdrożenie – uruchomienie systemu i migracja dokumentów w ciągu trzech miesięcy.
• Rozwiązanie oparte na chmurze wspiera pracę w ruchu i redukuje niepotrzebną infrastrukturę.
• Oszczędność czasu, większa produktywność i lepsza widoczność dokumentów.
• Zgodność z wymogami regulacyjnymi i ściślejsza kontrola nad dokumentami.
• Szybkie szkolenia wprowadzające dla użytkowników.

Wynik

Ponad 200 tys. przeniesionych dokumentów, łatwo dostępnych i możliwych do odzyskania w przyszłości

W ciągu zaledwie trzech miesięcy od rozpoczęcia wdrożenia firma Torxen Energy uzyskała w pełni działający system zarządzania dokumentami, który wspiera obsługę danych w 20 tys. lokalizacji. W ramach projektu zespół Idox przeprowadził również udaną migrację ponad 200 tys. dokumentów inżynieryjnych.

Oprócz oszczędności czasu system ułatwił zespołowi maksymalizację produktywności i sprawniejszą, lepiej skoordynowaną pracę.

Ian Gabuda dodaje: „Teraz łatwiej jest egzekwować odpowiedzialność – możemy monitorować, kto jest w posiadaniu najnowszych rysunków i kiedy zostały one pobrane, co pozwala nam efektywniej zarządzać umowami z wykonawcami EPC. Ponieważ rozwiązanie jest oparte na chmurze, mamy elastyczny dostęp do danych z dowolnego komputera, co ma kluczowe znaczenie przy pracy zdalnej. Pomogło to również zminimalizować niepotrzebne wizyty na miejscu z powodu brakujących rysunków powykonawczych – każdy rysunek kosztuje nawet 1000 dolarów, więc oszczędności są znaczne”.

„Z punktu widzenia relacji partnerskich komunikacja i współpraca z zespołem Idox była doskonała przez cały czas. Ponieważ pracownicy Idox mieli już szeroką wiedzę na temat dotychczasowych danych i rozumieli nasze procesy, pomogli nam zrealizować wyznaczone cele”.

Biorąc pod uwagę sukces wdrożenia, Torxen Energy rozważa już skalowanie systemu w celu dostosowania go do różnych typów dokumentów, takich jak informacje techniczne i proceduralne. To krok, który zapewni większą elastyczność pracownikom operacyjnym potrzebującym dostępu do specyfikacji na miejscu.