Arion Blue
Wspieranie rozwoju zespołu i poprawa współpracy dzięki FusionLive

Wyzwanie:

znalezienie elastycznego i solidnego rozwiązania do z arządzania dokumentami

Arion Blue LLC (Arion) to firma oferująca pełny zakres zróżnicowanych usług inżynieryjnych, doradczych i konstrukcyjnych dla klientów z sektora naftowo-gazowego w całej Ameryce. Firma prowadzi działalność stosunkowo od niedawna, ale ze względu na jej szybki rozwój zespół musiał sprawnie wdrożyć solidny, niezawodny system zarządzania dokumentami z myślą o efektywnej obsłudze klientów.

Kluczowym wymaganiem dla zespołu było znalezienie rozwiązania, które jest łatwe do wdrożenia i nie wymaga poświęcania cennego czasu personelu na konfigurację i naukę obsługi.

Rozwiązanie:

Szybkie wdrożenie w celu wsparcia rozwoju firmy

Po zbadaniu różnych możliwości firma Arion wybrała FusionLive firmy Idox – system zarządzania dokumentami oparty na chmurze. W przypadku tego projektu firma Idox okazała się idealnym dostawcą ze względu na doświadczenie w zakresie dostarczania rozwiązań i usług do zarządzania dokumentami dla sektora inżynieryjnego oraz wiedzę i dotychczasowe osiągnięcia zespołu.

FusionLive zapewnia bezpieczne rozwiązanie do zarządzania dokumentami i obsługi wszystkich informacji projektowych, ułatwiając współpracę i udostępnianie dokumentów między pracownikami firmy Arion, klientami, wykonawcami i dostawcami. Użytkownicy w firmie są rozproszeni geograficznie, więc posiadanie scentralizowanego repozytorium dokumentacji jest niezbędne, aby zapewnić zarówno dokładność, jak i bezpieczeństwo danych.

„W naszej branży ostateczne wersje rysunków i wytworzone dokumenty mają kluczowe znaczenie” – dodał Robert Henry z firmy Arion. „Możliwość zarządzania nimi przy jednoczesnym spełnieniu własnych oczekiwań i wymagań naszych klientów – bez konieczności modyfikowania systemu za każdym razem – to ogromna korzyść”.

„Podoba nam się również fakt, że nie trzeba nic instalować na komputerach użytkowników: wystarczy się zalogować i gotowe, dlatego wdrożenie jest proste, szybkie i łatwe”.

Dzięki FusionLive członkowie zespołu mogą bezpiecznie pracować zdalnie, wiedząc, że mają dostęp do najnowszej wersji rysunków, co pozwala korzystać z bardziej efektywnych i precyzyjnych przepływów pracy.

Wynik:

Tysiące zarządzanych dokumentów i setki użytkowników w całej Ameryce

System zarządzania dokumentami został uruchomiony i całkowicie zintegrowany w ciągu kilku tygodni, co umożliwiło obsługę aktywnych projektów dla dużych klientów takich jak Anadarko. Wdrożenie produktu miało kluczowe znaczenie dla ekspansji firmy Arion, ponieważ zespół był w stanie podwoić liczbę pracowników zaledwie trzy miesiące po uruchomieniu systemu. Usługi internetowe świadczone przez FusionLive odegrały kluczową rolę – umożliwiły firmie Arion pozyskiwanie informacji na potrzeby raportowania i obsługi danych dla klientów.

Obecnie firma zarządza w systemie ponad 30 tys. dokumentów w ramach kilkudziesięciu różnych projektów. Projekty te obejmują łącznie ponad 200 wewnętrznych i zewnętrznych użytkowników, którzy zdalnie uzyskują dostęp do plików i wykonują związane z nimi działania.

„Chcemy rozszerzyć niektóre funkcje, takie jak wyodrębnianie tagów i obsługa powiązań między tagami i dokumentami. Dużą zaletą jest możliwość szybkiego eksportowania danych z systemu dla klientów. Funkcja wysyłania dokumentów z FusionLive bezpośrednio do zewnętrznych podmiotów jest dla nas kluczową zaletą. Przyspiesza to przeglądy i umożliwia bezpieczne udostępnianie informacji w całkowicie kontrolowany sposób”.

Dzięki systemowej funkcji przesyłania dokumenty można dostarczać klientom bez bezpośredniego dostępu do FusionLive, co eliminuje ograniczenia związane z rozmiarem plików i zapewnia sprawną, niezawodną komunikację.

„Mamy świetne relacje z zespołem firmy Idox i nie możemy się doczekać współpracy z nimi nad dalszym rozwojem produktu i zwiększaniem jego roli w naszej firmie”.